Μάλλον θα συμβαίνει στους περισσότερους, που χρησιμοποιούν συχνά το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο, να παραπέμπουν στις «ελληνικές καλένδες» τη διαχείρηση των χιλιάδων συσσωρεμένων μηνυμάτων, πολλά εκ των οποίων αδιάβαστα.
Σύμφωνα με νέα αυστραλιανή έρευνα, που δημοσιεύτηκε στο περιοδικό Information Research, σε δείγμα 300 ατόμων, με το να αφήνουμε όλα τα email στα εισερχόμενα είναι πιθανό να οδηγήσει σε νεύρα, απώλεια σημαντικών πληροφοριών, ακόμα και χρήμα.
Μπορεί κάποιος να μην ακυρώσει μια ανεπιθύμητη συνδρομή ή να χάσει κάποια εκπτωτική ευκαιρία σε μια φορολογία, όπως συνέβη πρόσφατα με την έστω και 10% έκπτωση στον ΕΝΦΙΑ για όσους ασφάλιζαν το ακίνητό τους.
Ειδικότερα, στην έρευνα βρέθηκε ότι το 2/3 των ερωτηθέντων χρησιμοποιούσε το email τους για να διαχειριστεί προσωπικά αρχεία, όπως λογαριασμούς, αποδείξεις, συνδρομές και άλλα. Περίπου οι μισοί εξ’ αυτών είχαν ταξινομήσει τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους, ενώ οι άλλοι μισοί άφηναν τα πάντα στα εισερχόμενα.
Κατεβάστε έγγραφα που δεν επισυνάπτονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δεν σας αποστέλλονται
Ενώ οι περισσότεροι ταξινόμησαν τα email στο χώρο εργασίας τους σε φακέλους, ήταν πολύ λιγότερο πιθανό να ταξινομήσουν τα προσωπικά τους email με τον ίδιο τρόπο.
Τα αποτελέσματα έδειξαν επίσης ότι μόνο το 52% που άφησαν όλα τα email τους στα εισερχόμενα ήταν ικανοποιημένοι με τη διαχείριση των αρχείων τους, σε σύγκριση με το 71% των ερωτηθέντων που ταξινόμησαν τα email τους σε φακέλους.
Το 83% που αποθήκευαν τα αρχεία τους από τα μηνύματα που λάμβαναν στο cloud (Google Drive, iCloud, Dropbox και παρόμοια), δήλωνε ικανοποιημένο από τη διαχείριση.
Τι μπορεί να πάει στραβά
Οι ερευνητές εντόπισαν τι μπορεί να πάει στραβά με όσους τα αφήνουν για πάντα στα εισερχόμενα.
Πρώτον, οι χρήστες μπορούν να χάσουν την παρακολούθηση των εργασιών που πρέπει να γίνουν. Για παράδειγμα, ένας λογαριασμός που πρέπει να πληρωθεί θα μπορούσε να περάσει απαρατήρητος, καθώς θα έχει χαθεί σε χιλιάδες μηνύματα.
Δεύτερον, το να βασίζεσαι στην αναζήτηση για να βρεις ξανά email σημαίνει ότι πρέπει να ξέρεις ακριβώς τι ψάχνεις. Άραγε σε πόσους δεν έχει συμβεί να αναζητούν ένα μήνυμα βάζοντας λέξεις κλειδιά και να μην το εντοπίζουν ίσως και ποτέ;
Τρίτον, πολλοί λογαριασμοί και αντίγραφα κίνησης δεν αποστέλλονται ως συνημμένα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ως υπερσύνδεσμοι. Εάν αλλάξετε την τράπεζά σας ή άλλον πάροχο υπηρεσιών, αυτές οι υπερσύνδεσμοι ενδέχεται να μην είναι προσβάσιμοι αργότερα.
Έτσι οι επιστήμονες δίνουν 4 συμβουλές
- Ταξινομήστε τα email σας σε φακέλους κατηγορίας ή αποθηκεύστε εγγραφές σε φακέλους στο cloud ή σε έναν υπολογιστή
- Κατεβάστε έγγραφα που δεν επισυνάπτονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δεν σας αποστέλλονται – όπως λογαριασμούς κοινής ωφελείας και όλα τα εκκαθαριστικά σας
- Βάλτε σημαντικές ανανεώσεις στο ημερολόγιό σας ως υπενθυμίσεις και
- Διαγράψτε ανεπιθύμητη αλληλογραφία και καταργήστε την εγγραφή σας, ώστε τα εισερχόμενά σας να μετατραπούν σε λίστα υποχρεώσεων και όχι «αποθήκη» άχρηστων μηνυμάτων.»
