Δήμος Ρεθύμνης – ο Δήμος με το πληρέστερο σύνολο ηλεκτρονικών υπηρεσιών στην χώρα μας

Η ηλεκτρονική διακυβέρνηση είναι το σύγχρονο στοίχημα που καλείται η Τοπική Αυτοδιοίκηση να κερδίσει, στο πλαίσιο του σταθερού προσανατολισμού των ενεργειών της, στην υπηρεσία του δημότη.
Η διαφάνεια, η διασφάλιση της εύκολης πρόσβασης όλων των δημοτών κι επισκεπτών στο σύνολο των παρεχόμενων δημοτικών υπηρεσιών, η διαρκής αλληλεπίδραση και ανεμπόδιστη συνεργασία της κοινωνίας με τις υπηρεσίες που την αφορούν, δεν αποτελούν πλέον προτάγματα του μέλλοντος αλλά αναγκαίες συνθήκες του παρόντος.

Με αυτό το πνεύμα και με κυρίαρχο στόχο τη διευκόλυνση των συμπολιτών κι επισκεπτών μας, τη βελτίωση λειτουργίας των υπηρεσιών μας, την ανταπόκρισή μας στις σύγχρονες επιταγές επικοινωνίας και συναλλαγής, ο Δήμος Ρεθύμνης τα τελευταία δώδεκα χρόνια σχεδίασε και υλοποίησε μια σειρά έργων Πληροφορικής που πολλά από αυτά ήταν απαραίτητα εργαλεία και για την λειτουργία του Δήμου την περίοδο της πανδημίας του Κορονοιού.

Από το 2008, εγκαταστάθηκε στις δημοτικές υπηρεσίες ηλεκτρονικό σύστημα διεκπεραίωσης αιτημάτων δημοτών και διαχείρισης εγγράφων, το οποίο εμπλουτίστηκε τα επόμενα χρόνια με νέες δυνατότητες. Στην συνέχεια ακολούθησαν εφαρμογές για τα smartphones της εποχής (windows mobile), μια πρώτη προσπάθεια για ηλεκτρονικές πληρωμές οφειλών, τα αιτήματα μέσω SMS, το Γεωγραφικό Πληροφοριακό Συστήμα (GIS), και άλλα συστήματα ηλεκτρονικών υπηρεσιών που παρά τις αδυναμίες (δύσκολη πιστοποίηση του εκάστοτε χρήστη και ελλιπή εξοικείωση των δημοτών με την τεχνολογία) ήταν μια πρωτοπορία, συγκριτικά με τις ενέργειες των υπολοίπων Δήμων της χώρας στον τομέα της ψηφιακής αναδιοργάνωσής τους και της παροχής τέτοιων υπηρεσιών.

Σήμερα πλέον, ο δήμος Ρεθύμνης μετά από αντικατάσταση, εκσυγχρονισμό και βελτίωση των συστημάτων του ηλεκτρονικής διακυβέρνησης της περασμένης δεκαετίας, την δημιουργία νέων υπηρεσιών, και την εσωτερική αναδιοργάνωσή του, είναι σε θέση να παρέχει ένα πλήρες σύνολο ηλεκτρονικών υπηρεσιών που συνδυάζονται άρτια με το πρόγραμμα βιώσιμης αστικής κινητικότητας που επιτυχώς εφαρμόζει ο Δήμος, κατακτώντας πλήθος διακρίσεων, εγχώριων και ευρωπαϊκών, για τις δράσεις του στο συγκεκριμένο τομέα. Η ηλεκτρονική εξυπηρέτηση δεν απαιτεί μετακινήσεις και συμβάλει στο στόχο της βελτίωσης της βιωσιμότητας της πόλης μας προς όφελος του συνόλου των Δημοτών και του περιβαλλοντικού μας αποτυπώματος.
Ο Δήμος Ρεθύμνης είναι ο Δήμος με το πληρέστερο σύνολο ηλεκτρονικών υπηρεσιών στην χώρα μας. Υπηρεσίες που λειτουργούν αξιόπιστα, συνεχώς, και βελτιώνονται καθημερινά από το Τμ. Πληροφορικής του Δήμου σε συνεργασία με τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες.
Αδιάψευστη επιβεβαίωση της αποτελεσματικότητας και της πληρότητας των παρεχόμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών, άλλωστε, είναι η ετοιμότητα που επέδειξε ο Δήμος Ρεθύμνης στη διαχείριση της κρίσης που επέφερε η πανδημία του κορωνοϊού: άμεσα οργανώθηκαν και προσφέρθηκαν υπηρεσίες Πληροφορικής για την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των δημοτών αλλά και για την εσωτερική λειτουργία του δημοτικού συστήματος. Τα υφιστάμενα συστήματα αναβαθμίστηκαν προσαρμόστηκαν με ταχύτητα και παράλληλα επισπεύστηκε η παραγωγική λειτουργία νέων σημαντικών ηλεκτρονικών υπηρεσιών όπως οι ηλεκτρονικές πληρωμές με πιστωτική κάρτα κ.α. επιτρέποντας στους δημότες να διαχειρίζονται όλες τις υποθέσεις τους με το Δήμο, από την ασφάλεια του σπιτιού τους.
Ας διατρέξουμε λοιπόν μαζί, τις κατηγορίες δράσεων που έχει υιοθετήσει και εφαρμόσει στην πράξη, μέσα από έργα Πληροφορικής που έχει σχεδιάζει το αρμόδιο Τμήμα του (https://www.rethymno.gr/e-services):

1) Σύστημα Ηλεκτρονικών Αιτημάτων πολιτών

Από το 2008, οι δημότες μπορούν, απ’ όποιο μέρος κι αν βρίσκονται, να κάνουν τις συναλλαγές τους εύκολα και απλά, να καταθέτουν τα αιτήματα μέσω της ιστοσελίδας του Δήμου www.rethymno.gr (επιλέγοντας τον κόμβο «e-Υπηρεσίες -> e-Αιτήματα») ή μέσω της εφαρμογής για κινητά «Δημότης Ρεθύμνου» όπου μπορούν να κάνουν ακόμα και αιτήσεις για πιστοποιητικά, βεβαιώσεις, αντίγραφα σχεδίων οικοδομικών αδειών, κλπ και να τις λάβουν άμεσα ηλεκτρονικά.

Το σύστημα αναβαθμίστηκε το 2020 και με απλοποιημένη πιστοποίηση χρηστών (με την χρήση των κωδικών TAXISnet) παρέχει πάνω από 60 ηλεκτρονικές υπηρεσίες (ηλεκτρονικά αιτήματα). Το σύστημα κρατά το συνολικό ιστορικό των αιτημάτων των δημοτών σε όποιο μέσο χρησιμοποιούν και τους ενημερώνει για κατάσταση των αιτημάτων τους. Σημαντική είναι η δυνατότητα της παραλαβής εγγράφων (πιστοποιητικών, σχεδίων πολεοδομίας, βεβαιώσεων κτλ) άμεσα στον Η/Υ τους ή στο κινητό τους μέσα από τις σχετικές εφαρμογές.

Η προσθήκη νέων ηλ. Αιτημάτων είναι συνεχής και γίνεται σε συνδυασμό με την βελτίωση των αντίστοιχων διαδικασιών εσωτερικής λειτουργίας για την διεκπεραίωση τους.

2) Εφαρμογή για smartphones «Δημότης Ρεθύμνου (Android και iOS)
www.rethymno.gr/e-services/apps/

Με τη εφαρμογή αυτή που αναβαθμίστηκε το 2020 οι δημότες έχουν τη δυνατότητα:
 Να υποβάλλουν τα αιτήματα τους προς τις δημοτικές υπηρεσίες (χορήγηση πιστοποιητικών, αναφορά βλαβών κ.α.)
 Να έχουν άμεση ενημέρωση από την Γενική Γραμματεία Πολιτικής Προστασίας για τις εξελίξεις σχετικά με τον κορωνοϊό
 Να έχουν άμεση ενημέρωση από τον Δήμο Ρεθύμνης για τις δράσεις του σχετικά με τον κορωνοϊό
 Να έχουν πρόσβαση σε χρήσιμα τηλέφωνα του Δήμου και άλλων υπηρεσιών (Νοσοκομεία, Μετακινήσεις, Εκπαίδευση, Έκτατης Ανάγκης κ.α.)
 Να έχουν ενημέρωση για τις εφημερίες των φαρμακείων
 Να έχουν άμεση πρόσβαση στα Τελευταία Νέα του Δήμου, Πρόγραμμα Εκδηλώσεων, Πρόγραμμα Σινεμά,
 Να έχουν πρόσβαση σε σημεία ενδιαφέροντος του Δήμου σε Χάρτη της πόλης για εύκολη πλοήγηση,
 Να έχουν ενημέρωση από την ειδική ενότητα «Πολιτική Προστασία», για έκτακτα γεγονότα, για τους χώρους καταυλισμού και χώρους καταφυγής, κ.α.
 Να λαμβάνουν άμεσες ειδοποιήσεις, μέσω Push Notifications, για έκτακτα περιστατικά ή άλλες σημαντικές ενημερώσεις.

3) Σύστημα ηλεκτρονικής πληρωμής βεβαιωμένων τους οφειλών προς το Δήμο με πιστωτική – χρεωστική κάρτα.

Εκτός από το σύστημα πληρωμής οφειλών μέσω e-banking (ΔΙΑΣ) που λειτουργούσε τα προηγούμενα χρόνια, το 2020 ο Δήμος Ρεθύμνης έθεσε σε λειτουργία το σύστημα epay.rethymno.gr για πληρωμές οφειλών με πιστωτική – χρεωστική κάρτα.

Η λειτουργία του συστήματος είναι απλή και απαιτεί απλά πιστοποίηση των χρηστών που γίνεται με την χρήση των κωδικών TAXISnet.

Το σύστημα είναι αντικατάσταση του παλαιότερου που είχε τεθεί σε λειτουργία το 2010 ως το πρώτο σύστημα ηλ. πληρωμών Δήμου στην Ελλάδα.

4) Ασύρματου Δικτύου WiFi ελεύθερης πρόσβασης στο Ίντερνετ

Εφόσον όλες ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Δήμου Ρεθύμνης προϋποθέτουν την πρόσβαση στο ίντερνετ, αξίζει να σημειωθεί η παροχή δωρεάν πρόσβασης στο διαδίκτυο σε όλους του δημότες κι επισκέπτες μέσω του ασύρματου δικτύου WiFi του Δήμου Ρεθύμνης που περιλαμβάνει 110 σημεία (access points) διάσπαρτα στην πόλη με συνολική, πραγματική ταχύτητα, διαθέσιμη στο δίκτυο, που ξεπερνά τo 2.5 Gbps.

Το δίκτυο αυτό είναι από τα μεγαλύτερα δίκτυα ελεύθερης πρόσβασης στο ίντερνετ στην χώρα (δημοσίου φορέα) με συνδέσεις που φτάνουν τις 40.000 (μοναδικοί χρήστες) ανά μήνα και συνολική κίνηση δεδομένων που ξεπερνά πια τα 2.0 Terabytes.

Τα παρακάτω συστήματα ήταν απαραίτητα για την βελτίωση της εσωτερικής λειτουργίας του Δήμου και την αναδιοργάνωση του πάντα με στόχο την καλύτερη εξυπηρέτηση των Δημοτών:

5) Σύστημα ενιαίας πρόσβασης και αυθεντικοποίησης χρηστών (SSO)

Ο Δήμος έθεσε φέτος σε λειτουργία νέο σύστημα ενιαίας πρόσβασης και αυθεντικοποίησης χρηστών (single sign-on – SSO) για τους υπαλλήλους του Δήμου αλλά και τους δημότες για πρόσβαση σε όλες τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες με έναν κωδικό.

Το σύστημα αυτό έκανε δυνατή την αυθεντικοποίηση των χρηστών των ηλεκτρονικών υπηρεσιών χωρίς μετάβαση σε υπηρεσία του Δήμου με την χρήση των κωδικών τους στο TAXISnet και απλοποίησε πολύ την παλαιότερη χρονοβόρα διαδικασία εγγραφής και πιστοποίησης των Δημοτών στα συστήματα Πληροφορικής του Δήμου.

6) Σύστημα Διαχείρισης και Ψηφιοποίησης Εγγράφων

Το σύστημα διαχείρισης και ψηφιοποίησης και ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων του Δήμου Ρεθύμνης που λειτουργούσε από το 2008 αναβαθμίστηκε το 2020 με νέες λειτουργίες και δυνατότητες με στόχο την βελτίωση της εσωτερικής λειτουργίας του Δήμου και την ελαχιστοποίηση της διακίνησης έντυπων εγγράφων.
Ήταν βασικό εργαλείο και την περίοδο της πανδημίας όπου η διακίνηση χαρτιού έπρεπε να ελαχιστοποιηθεί.

7) Σύστημα Διαχείρισης Εργασιών (workflow)

Το σύστημα διαχείρισης εργασιών του Δήμου Ρεθύμνης που λειτουργεί από το 2008 αναβαθμίστηκε το 2020 με νέες λειτουργίες και δυνατότητες με στόχο την βελτίωση της εσωτερικής λειτουργίας του Δήμου. Είναι βασικό εργαλείο ανάθεσης και διεκπεραίωσης εργασιών και είναι το σύστημα με το οποίο διεκπεραιώνονται όλα τα ηλεκτρονικά αιτήματα των δημοτών πλήρως ηλεκτρονικά. Πρόσβαση στο σύστημα έχει το σύνολο των υπαλλήλων του Δήμου Ρεθύμνης.

Με το σύστημα αυτό, την περίοδο της πανδημίας ήταν δυνατή η πλήρως ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των Δημοτών από τις υπηρεσίες του Δήμου όπως το Δημοτολόγιο, Μητρών Αρένων, Ληξιαρχείο, Καθαριότητα, Πολεοδομία, Τεχνική Υπηρεσία, όπου γινόταν ηλεκτρονική αποστολή εγγράφων προς τους δημότες μέσα από το σύστημα με την χρήση και ψηφιακής υπογραφής όπου απαιτούνταν.

Πολύ σημαντική δυνατότητα του συστήματος αυτού την περίοδο της πανδημίας ήταν η άμεση προσθήκη 28 νέων ηλ. Αιτημάτων προς της Υπηρεσία Δόμησης που σε συνδυασμό με το έργο της ψηφιοποίησης των οικοδομικών αδειών που είχε ξεκινήσει έδωσε την δυνατότητα αποστολής αντιγράφων οικοδομικών αδειών και σχεδίων και άλλων βεβαιώσεων από την υπηρεσία δόμησης ηλεκτρονικά χωρίς μετάβαση των δημοτών στην υπηρεσία.

8) Συστήματα για την λειτουργία του Δήμου με εργασία Εξ Αποστάσεως

Τα βασικότερα συστήματα λειτουργίας την υπηρεσίας όπως το Σύστημα Ηλ. Διακίνησης Εγγράφων και το Σύστημα Διαχείρισης Εργασιών είναι προσβάσιμο μέσω Internet οπότε ήταν έτοιμα για χρήση εξ αποστάσεως από τους υπαλλήλους της υπηρεσίας. Στα υπόλοιπα συστήματα έγιναν κατάλληλες ενέργειες για εξ αποστάσεως πρόσβαση τηρώντας πάντα τους κανόνες ασφαλείας.

Το Δημοτικό Συμβούλιο και άλλες συνεδριάσεις γίνονται με την χρήση συστημάτων τηλεδιάσκεψης ενώ συνεχίστηκε η υπηρεσία Ζωντανής Αναμετάδοσης των Δημοτικών Συμβουλίων μέσω Ιντερνετ (από τηλεδιάσκεψη) για την άμεση ενημέρωση των ενδιαφερομένων.

9) Σύστημα Εποπτείας & Διαχείρισης Στόλου Οχημάτων – Τηλεματική

Από το 2019 λειτούργησε στον Δήμο Ρεθύμνης νέο σύστημα τηλεματικής διαχείρισης στόλου οχημάτων για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών του Δήμου, για την αποτελεσματικότερη παρακολούθηση του Στόλου Οχημάτων του Δήμου, την Ενίσχυση προστασίας και ασφάλειας του Προσωπικού των Οχημάτων, την Διασφάλιση διαδικασιών ποιότητας καθώς επίσης και ολοκληρωμένη διαχείριση των ανεφοδιασμών καυσίμου σε όλα σχεδόν τα οχήματα του Δημοτικού Στόλου Οχημάτων.

10) ΣΑΡΩΣΗ – ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ – ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΠΟΛΕΟΔΟΜΙΑΣ
Η Υ.ΔΟΜ. έχει προμηθευτεί τον κατάλληλο τεχνολογικό εξοπλισμό και έχει προσληφθεί προσωπικό ορισμένου χρόνου, το οποίο εκτελεί εργασίες σάρωσης – αρχειοθέτησης – ψηφιοποίησης των αρχείων της Υ.ΔΟΜ.

Ειδικότερα, οι παραπάνω εργασίες αφορούν: οικοδομικές άδειες, σχέδια Ζ.Ο.Ε. – Γ.Π.Σ., πολεοδομικά και ρυμοτομικά σχέδια, τροποποιητικές σχεδίων πόλεως, πράξεις αναλογισμού, όρια οικισμών 2.000 κατοίκων, όρια οικισμών προ του 1923, κυρώσεις οδών, πράξεις εφαρμογής, διορθωτικές πράξεις, δηλώσεις ιδιοκτητών, κ.λπ.

Ο σκοπός των παραπάνω εργασιών είναι η ενημέρωση, του ήδη υπάρχοντος, Συστήματος Γεωγραφικών Πληροφοριών (G.I.S.) του Δήμου Ρεθύμνου στο αμέσως επόμενο χρονικό διάστημα.

Η ψηφιακή αναδιοργάνωση των υπηρεσιών του Δήμου Ρεθύμνης είναι μια «ζωντανή», αδιάκοπη, εξελικτική διαδικασία που ακολουθεί τους ταχύτατους ρυθμούς ανάπτυξης νέων τεχνολογιών που, καθημερινά, τίθενται στη διάθεση των πολιτών. Στόχος μας δεν είναι η άκριτη υιοθέτηση κάθε νέας εφαρμογής αλλά η ένταξη της στην υπηρεσία του συνολικού, στρατηγικού, αναπτυξιακού σχεδιασμού του Δήμου Ρεθύμνης. Με αυτό πνεύμα κάθε τεχνολογικό μας βήμα, υπηρετεί συνδυαστικά τους άξονες προτεραιοτήτων του Δήμου.

Σε εξέλιξη βρίσκονται τα παρακάτω νέα έργα Πληροφορικής που αφορούν στην ηλεκτρονικής εξυπηρέτηση/ενημέρωση και την βιώσιμη κινητικότητα:

1) Σύστημα διαχείρισης αιτημάτων σχολείων προς τις υπηρεσίες του Δήμου

2) Σύστημα παρακολούθησης κυκλοφοριακών δεδομένων, σε πραγματικό χρόνο με τη χρήση θερμοκαμερών που είναι τοποθετημένες σε 12 σημεία της πόλης έπειτα από μελέτη και υπόδειξη από το Εθνικό Μετσόβειο Πολυτεχνείο σε σχέση με τους κυκλοφοριακούς φόρτους

3) Σύστημα «έξυπνου» συστήματος ελεγχόμενης στάθμευσης στην πόλη. Αποτελείται από 600 αισθητήρες στις θέσεις ελεγχόμενης στάθμευσης, εφαρμογή στα κινητά για ενημέρωση του χρήστη σε σχέση με τις ελεύθερες θέσεις στάθμευσης, δρομολόγηση προς αυτές και πληρωμή του χρόνου κατάληψης της θέσης μέσα από την εφαρμογή με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα. Σε πραγματικό χρόνο ενημέρωση του ελεγκτικού μηχανισμού του Δήμου για την κατάληψη θέσεων ελεγχόμενης στάθμευσης από οχήματα που δεν έχουν πληρώσει ή δεν έχουν δικαίωμα να βρίσκονται εκεί. Εξαγωγή στοιχείων χρήσης, νομίμως ή παρανόμως κατειλημμένων θέσεων. Ενημέρωση σε 7 υπαίθριους δημόσιους χώρους στάθμευσης για ύπαρξη ή μη ελεύθερων θέσεων . Η ενημέρωση θα γίνεται, με πινακίδα έξω από κάθε πάρκινγκ αλλά και με 3 μεγάλες πινακίδες στις εισόδους της πόλης, και όλα αυτά θα αποτυπώνονται και στην εφαρμογή που θα σε ενημερώνει για τις ελεύθερες θέσεις αλλά θα σε δρομολογεί και στα parking.

4) Δώδεκα (12) έξυπνες στάσεις αστικής συγκοινωνίας και παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο (Τηλεματική) της έλευσης των λεωφορείων σε συνεργασία με το ΚΤΕΛ

5) Έξυπνη εφαρμογή ενημέρωσης βιώσιμων τρόπων μετακίνησης στο Ρέθυμνο Θα υπάρχει δυνατότητα για έναν επισκέπτη να σχεδιάσει το ταξίδι του στο Ρέθυμνο και να επιλέξει διάφορα σημεία ενδιαφέροντος και μέσω της εφαρμογής θα μπορεί να ενημερωθεί για τους διαθέσιμους εναλλακτικούς τρόπους μετακίνησης και να κάνει το σχεδιασμό της επίσκεψης του σε καθημερινή βαση. Θα υπάρχει επίσης σε πραγματικό χρόνο ενημέρωση των δρομολογίων αστικής συγκοινωνίας. Διασύνδεση της εφαρμογής με τις εφαρμογές τις google προκειμένου η παραπάνω πληροφορία (αστική συγκοινωνία, περπάτημα, ποδήλατο) να είναι διαθέσιμη και μέσω της google.

6) Αναβάθμιση/Ενημέρωση του συστήματος GIS

7) Αναβάθμιση/Ενημέρωση του Rethymno.Guide
Ο επίσημος ηλεκτρονικός οδηγός του Δήμου Ρεθύμνης, www.rethymno.guide. Πολυγλωσσία (ελληνικά, αγγλικά, γερμανικά, γαλλικά, ιταλικά, πολωνικά, κινέζικα και, ρωσικά), στο απέριττο αλλά άμεσο και μεστό περιεχόμενο και στο οπτικοακουστικό υλικό καθώς επίσης και η χρήση μοντέρνων τρόπων προσέγγισης στα κείμενα και στα μηνύματα προώθησης, δημιουργεί πιστό κοινό ακολούθων και ενεργή συμμετοχή/αλληλεπίδραση των επισκεπτών.

Αξιοποιήσαμε κάθε δυνατότητα που μας προσφέρει η τεχνολογία για να αναβαθμίσουμε την εσωτερική λειτουργία των υπηρεσιών του Δήμου για να αντιμετωπίσουμε τις προκλήσεις που έφερε η πανδημία αλλά κυρίως για να γίνουν οι υπηρεσίες μας πιο ευέλικτες, να αντιμετωπίσουν την γραφειοκρατία με τις συνακόλουθες επιβαρύνσεις της τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους δημότες, και σαν Δήμος να αποκτήσουμε ένα σύγχρονο, αποδοτικό, φιλικό και αξιόπιστο πρόσωπο.